Chỉ được thu thập dữ liệu phục vụ tuyển dụng theo quy định

Trong giai đoạn tuyển dụng, các đơn vị sử dụng lao động chỉ được phép yêu cầu người dự tuyển cung cấp thông tin phục vụ cho mục đích tuyển dụng, và phải phù hợp với quy định của pháp luật. Việc sử dụng các dữ liệu cá nhân thu thập được chỉ được thực hiện đúng với mục đích tuyển dụng hoặc các mục đích khác đã có sự đồng thuận rõ ràng với người cung cấp thông tin.

Đặc biệt, nếu không tiến hành tuyển dụng, doanh nghiệp buộc phải xóa hoặc hủy thông tin cá nhân của ứng viên, trừ khi giữa hai bên có thỏa thuận khác.

Doanh nghiệp phải xóa dữ liệu cá nhân khi chấm dứt hợp đồng lao động

Luật cũng đặt ra yêu cầu cụ thể đối với các doanh nghiệp sau khi quan hệ lao động kết thúc. Theo đó, toàn bộ dữ liệu cá nhân của người lao động phải được xóa hoặc hủy bỏ, trừ trường hợp pháp luật có quy định lưu giữ hoặc hai bên có thỏa thuận khác.

Dữ liệu cá nhân của người lao động chỉ được lưu trữ trong thời gian luật định hoặc trong thời hạn đã được thống nhất giữa các bên. Việc giữ lại dữ liệu ngoài các căn cứ nêu trên là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử lý.

Kiểm soát chặt chẽ việc xử lý dữ liệu bằng công nghệ

Luật cũng quy định rõ về việc áp dụng công nghệ, kỹ thuật trong quá trình quản lý người lao động. Việc sử dụng các biện pháp kỹ thuật phải đảm bảo:

• Có sự minh bạch, người lao động biết rõ về việc áp dụng các biện pháp thu thập, xử lý dữ liệu.
• Không được sử dụng dữ liệu cá nhân thu thập từ các biện pháp công nghệ một cách trái pháp luật hoặc vượt ngoài phạm vi đã được thông báo và đồng thuận.

Những hành vi như giám sát, thu thập thông tin qua camera, phần mềm quản lý… nếu không thông báo rõ ràng và không có sự đồng ý của người lao động sẽ bị xem là vi phạm.

Quy định mới – Thách thức lớn với doanh nghiệp trong quản trị nhân sự

Việc Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân yêu cầu xóa dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu rõ ràng, có quy trình thu thập, lưu trữ và hủy thông tin cá nhân minh bạch, đúng pháp luật. Doanh nghiệp cũng cần rà soát lại toàn bộ chính sách nhân sự và hợp đồng lao động để bổ sung các điều khoản phù hợp với luật mới, tránh rủi ro pháp lý sau này.

Nguồn: Chinhphu.vn

Bài viết này được thực hiện bởi Công ty Luật TNHH LHLegal – chuyên tư vấn pháp lý trong lĩnh vực lao động, bảo vệ dữ liệu cá nhân và giải quyết tranh chấp giữa doanh nghiệp và người lao động.